Aprenda agora como identificar problemas na empresa e resolvê-los

Adversidades podem ser entendidas como situações indesejáveis que podem ocorrer ao longo dos processos ou com pessoas. E por isso, é muito importante saber como identificar problemas na empresa e conhecer quais são os mais comuns.

Por outro lado, é possível considerar essas situações como sintomas de possíveis falhas nos procedimentos e, desse modo, teriam a natureza de oportunidades para a implementação de melhorias. Com isso, ter um bom diagnóstico é essencial para realizar essa tarefa.

Qualquer que seja a sua abordagem, o primeiro passo será a identificação. Portanto, continue lendo este post e aprenda agora como identificar problemas na empresa e resolvê-los.

Quais são os problemas mais comuns nas empresas?

Uma empresa de sucesso deve contar com processos bem estruturados, capazes de oferecer produtos ou serviços de qualidade. No entanto, condições indesejáveis, às vezes até previsíveis, podem ocorrer e transtornar o andamento ideal. Nesse sentido, entre os problemas mais comuns enfrentados pelas empresas em suas rotinas podem ser destacados os citados abaixo.

Clima organizacional negativo

Um clima organizacional ruim se retroalimenta e afeta diretamente o comportamento das pessoas. Quase sempre uma insatisfação generalizada é a causa direta de baixo desempenho da equipe.

Ausência de engajamento dos colaboradores

Talvez a ausência de engajamento esteja no centro das dificuldades para se obter uma equipe de sucesso. Deficiência na liderança, indefinição dos valores explícitos da empresa ou ausência de procedimentos motivacionais costumam estar na origem desse problema.

Qualidade deficitária de produto ou serviço

Se a sua empresa fornece um produto ou serviço cuja qualidade não prima pela excelência, você realmente tem um problema. Muitas vezes, os próprios colaboradores podem fazer parte da solução indicando os motivos da qualidade menor apresentada.

Ausência de rumo definido

Uma empresa precisa ter bem definido sua missão e sua visão de futuro, de modo em que sejam capazes de indicar aonde pretende chegar. Em geral, a elaboração do plano de negócios e o planejamento estratégico da empresa podem corrigir essa situação.

Qual a importância de uma boa análise?

É fato bem conhecido que a identificação das causas de um problema é o primeiro passo para a sua solução. Nesse sentido, o entendimento da origem de situações indesejáveis ocorrentes na empresa é alcançado a partir de uma adequada análise de todos os aspectos envolvidos.

Desse modo, ouvir os colaboradores, avaliar os indicadores, assim como mapear os processos existentes são algumas das medidas a serem tomadas. É imprescindível, no entanto, que sejam analisados dados reais que reflitam a existência do problema abordado.

Identificadas as causas por meio de ferramentas adequadas e propor as soluções mais indicadas é o passo seguinte. Após sua implementação, os resultados obtidos devem ser avaliados com vistas à confirmação da eliminação do problema inicial.

Uma boa análise, portanto, envolve a investigação da situação e identificação de suas causas, a proposta e a implementação de soluções e, finalmente, a avaliação dos resultados. Para a identificação dos problemas existentes na empresa, há diversas ferramentas para cada uma de suas respectivas particularidades.

Quais as principais ferramentas para identificação de problemas?

Boa parte das ferramentas para identificação de problemas tem sua origem nos programas de qualidade industrial. Essas técnicas voltadas para o aprimoramento dos produtos se aperfeiçoaram e alcançaram todo o mundo administrativo.

Diagrama de Ishikawa

Devido ao formato que apresenta, o diagrama de Ishikawa é conhecido como Espinha de Peixe ou ainda como Diagrama de Causa e Efeito. Essa ferramenta permite demonstrar a relação entre o problema — um resultado indesejado — encontrado em um determinado processo e as suas possíveis causas.

Na construção do diagrama, as origens do problema são identificadas. Além disso, ao longo do processo, também aparecem como cada uma delas contribui para a ocorrência da não conformidade avaliada.

5 Porquês

A técnica dos 5 Porquês é utilizada para a identificação da principal causa de um problema. Seu nome resulta exatamente de sua aplicação, ou seja, indagações sucessivas a respeito do porquê de cada fato explicado na resposta anterior. Para que a ferramenta seja efetiva em seus resultados, as respostas devem ser corretas e resultarem de uma análise investigativa. Nesse sentido, é um método simples, mas eficiente, funcionando ainda melhor quando associado ao Diagrama de Ishikawa.

Método MASP

A Metodologia de Análise e Solução de Problemas (MASP) é um instrumento utilizado para problemas complexos e adoção de melhorias que podem ser consideradas mais radicais. Para isso, o MASP é constituído de 8 etapas pré-definidas, cada uma com alguns passos específicos:

1. identificação do problema;
2. observação;
3. análise;
4. plano de ação;
5. ação;
6. verificação;
7. padronização;
8. conclusão.

8 Disciplinas (8D)

Esse método, mais extensamente chamado de 8 Disciplinas para a Resolução de Problemas, exalta o trabalho em grupo. Assim, caracteriza-se por ser aplicado em equipe e de forma ordenada, promovendo uma melhor comunicação entre as áreas envolvidas.

As 8 disciplinas componentes do método podem ser assim relacionadas:

1. formação da equipe;
2. descrição do problema;
3. ações provisórias de contenção;
4. identificação e eliminação da causa raiz;
5. escolha e verificação da solução;
6. efetivação das ações permanentes;
7. prevenção à reincidência;
8. comemoração e reconhecimento da equipe.

Diagrama de Pareto

Embora não seja uma ferramenta propriamente para identificação dos problemas, o Diagrama de Pareto permite destacar as prioridades. Isso é essencial, uma vez que considera que 80% das consequências advêm de 20% das causas. Desse modo, constrói um gráfico de colunas (histograma) que indica em ordem de frequência a ocorrência dos problemas, do maior para o menor. Sua grande vantagem é permitir uma fácil visualização, assim como a priorização dos casos mais importantes.

Qual a importância de um diagnóstico organizacional?

Um diagnóstico organizacional ou situacional é essencial para a avaliação do potencial de uma empresa, assim como dos seus maiores problemas. Na verdade, trata-se de uma análise detalhada de toda a organização com vistas a detectar e conhecer suas forças e fraquezas, ameaças e oportunidades.

Dessa forma, para a realização de um diagnóstico não é preciso que existam problemas aparentes. Como ajuda a conhecer melhor as características da empresa, constitui-se em excelente instrumento de gestão.

Para o sucesso de uma avaliação organizacional, é importante contar com a assistência de uma empresa especializada. Profissionais experientes, sem vínculo com a companhia, podem enxergar aspectos não percebidos ou sintomas não identificados pelos próprios gestores. Por sua vez, as técnicas utilizadas por uma consultoria organizacional especializada permitem realizar a tarefa com mais precisão e em menos tempo.

Com isso, você já sabe como identificar problemas na empresa e que caminhos seguir para a realização de uma boa avaliação dos seus negócios.

Gostou deste post? Entre em contato conosco e saiba tudo o que precisa para uma excelente gestão de sua empresa.