Passo a passo: veja como organizar reuniões produtivas na empresa

Na teoria, as reuniões são aqueles momentos em que os funcionários de uma empresa tomam importantes decisões para os rumos dos negócios. Na prática, boa parte das vezes o que existe são colaboradores associando esse momento a uma oportunidade de tirar um cochilo e de chegar atrasado.

Em outras palavras, por mais que se trate de um momento imprescindível, não saber como organizar reuniões produtivas na empresa pode sujar a reputação desse evento.

Afinal de contas, conforme mencionado, é a partir das reuniões que uma corporação funciona, avalia seus resultados e define suas estratégias. Se você não souber como conduzi-las, elas vão se tornar uma perda de tempo e desperdício de mão de obra.

Então, quer saber como organizar reuniões produtivas na empresa? Continue a leitura e descubra o que é necessário para atingir esse objetivo!

Defina os objetivos de forma clara

Uma reunião deve ter um tempo máximo de duração e, quando não há um objetivo definido, as chances de que se misturem vários temas de uma só vez e ninguém chegue a uma conclusão são altas. Por essa razão, o planejamento será seu melhor amigo. A partir dele, estabeleça alguns aspectos:

• defina quem serão os membros que participarão da reunião junto com você;
• estabeleça horário de início e término do encontro e, se for necessário mais tempo, marque uma nova reunião;
• defina as pautas e prioridades do encontro para garantir que o mais importante não deixe de ser abordado.

O planejamento, além de tornar o momento mais objetivo e com chances de ocorrer dentro do prazo preestabelecido, ainda ajuda os participantes a se prepararem para o encontro por meio de informações, relatórios e sugestões para tornar a reunião mais produtiva e ágil.

Tenha uma pauta dos assuntos que devem ser abordados

Conforme mencionado, quanto mais assuntos são discutidos dentro de uma reunião, menos chances existem de a empresa chegar a uma solução para o problema apontado. Isso porque cada temática conta com inúmeras questões que não podem ser resolvidas junto com outras.

Por isso, no planejamento do encontro mencionado no tópico anterior, é necessário listar cada assunto que deve ser tratado e se esforçar para não fugir da pauta inicial. Se o momento conseguir ser realmente muito produtivo e ágil, no final o tempo que restou pode servir para discutir de forma breve outras questões.

Assim, os membros podem começar a se familiarizar com o assunto e pensar em soluções e sugestões para o que foi abordado.

Defina as pessoas que farão parte do encontro

A definição de quais pessoas participarão das reuniões é um passo fundamental para alcançar a produtividade, já que quantidade não é sinônimo de qualidade, especialmente em reuniões corporativas. Para ajudar na sua escolha, avalie a experiência, capacidade e conhecimento de cada um e escolha a partir de quem pode, de fato, ajudar a resolver as pautas da reunião.

Após essa escolha, faça o convite a cada um, lembre-se de informar quem são os outros membros e forneça documentos referentes ao encontro para tornar o momento ainda mais proveitoso.

Se a reunião incluir a presença de clientes ou qualquer outra pessoa externa, certifique-se de alinhar os objetivos e o papel de cada um da equipe para que não haja contradições nos discursos. Lembre-se de que é a imagem da sua corporação que está em jogo e você não vai querer fazer feio na frente de pessoas que, além de tudo, podem fechar uma parceria, correto?

Envolva os participantes

Um bom líder deve saber lidar com as diferentes personalidades dos membros do encontro e facilitar a integração de todos em prol da produtividade. Afinal, há os mais apressados e dominadores, que precisam ser acalmados, os mais introspectivos, que precisam ser questionados etc.

Se prepare para o momento

Não adianta simplesmente convocar a participação dos colaboradores da empresa e exigir que eles façam uma reunião produtiva se você como líder não se preparou para mediar o evento, afinal sua função também é servir de exemplo.

Sendo assim, é fundamental que se prepare por meio de relatórios e outros documentos capazes de gerar soluções e sugestões. Dessa maneira, há uma maior economia no tempo da reunião, além de aumento na produtividade.

Se atente ao horário e tempo de duração

Agora que sua reunião já tem pauta, tempo e membros definidos, é o momento de garantir que, na prática, tudo ocorra conforme o tempo estabelecido. Além do foco e disciplina para alcançar esse objetivo, é recomendado, logo no início, fazer uma breve introdução sobre a pauta e o tempo que será controlado. Então, tenha pulso firme e garanta que o objetivo seja cumprido.

Defina um plano de ação

Normalmente, o principal objetivo de uma reunião é encontrar soluções para que um problema seja resolvido. Assim, para se certificar de que o encontro foi realmente proveitoso, estabeleça um plano de ação com o que deve ser executado, quem são os respectivos responsáveis e quais prazos devem ser estipulados.

Feito isso, as próximas reuniões também podem servir para acompanhar o desenvolvimento dessas ações e garantir que tudo esteja acontecendo de acordo com o combinado para que os possíveis desvios não prejudiquem a continuidade das outras demandas.

Complemente a pauta da reunião

Após ou durante o encontro também é importante realizar registros sobre o momento para que seja mantido um histórico de tudo que foi discutido e do andamento do processo. Esse pode servir de base para melhorias em próximas reuniões, e também como um registro dos direcionamentos estabelecidos. Assim, anote informações, como:

• plano de ação gerado;
• resultado alcançado;
• data e horário do início e fim do encontro;
• quem participou da reunião;
• resumo do que foi discutido.

Aprender como organizar reuniões produtivas na empresa é um trabalho árduo e exige bastante dedicação. No entanto, as consequências de encontros pouco proveitosos podem ser ainda piores por causa do desperdício de tempo e recursos corporativos. Por isso, fique de olho.

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