7 dicas de como colocar o diagnóstico organizacional em prática
Cada vez mais a competitividade aumenta no ambiente empresarial: são diversas empresas que surgem todos os dias, buscando atender as brechas do mercado. Assim, para se manter vivo, é importante ser impecável: toda e qualquer falha pode prejudicar drasticamente seus resultados.
Nesse contexto, o diagnóstico organizacional cumpre um papel estratégico dentro das organizações. Porém, o que é esse conceito? Qual a sua importância? Como realizar um diagnóstico eficiente? Continue lendo e tire as suas dúvidas sobre o assunto.
O que é o diagnóstico organizacional?
O diagnóstico organizacional diz respeito a uma série de ações e análises realizadas no ambiente empresarial, com o objetivo de auxiliar os gestores a conseguirem realizar uma avaliação consistente e profunda da empresa, com o objetivo de detectar pontos fortes e fracos.
A ideia é identificar pontos que possam representar problemas a curto, médio e longo prazo e minimizá-los, bem como saber quais são os pontos fortes do negócio e potencializá-los, aumentando a produtividade. (Quer saber mais sobre como melhorar a produtividade de sua empresa? Clique aqui!)
Qual a sua importância para o negócio?
O próprio objetivo principal do diagnóstico organizacional já demonstra consideravelmente sua importância: é saber explorar todo o potencial de sua atividade empresarial e reduzir os riscos de erros e falhas que possam comprometer os resultados da sua empresa.
É uma forma de antever situações antes que elas de fato ocorram. Por exemplo, se uma possível crise está começando a se armar, é por meio do diagnóstico organizacional que você identifica seus primeiros sinais e pode reverter o quadro antes que ele se instale.
Toda crise começa a ser apontada com pequenos sinais: uma redução nas vendas, um aumento no custo de produção, saída de funcionários de forma mais proeminente, entre outros pontos que podem passar despercebidos no dia a dia, mas que ficam bem claros quando os olhares atentos dos gestores estão focados para o diagnóstico organizacional.
Além disso, é uma possibilidade de descobrir aquilo que a sua empresa faz de melhor e saber explorar esse ponto adequadamente, com o objetivo de conseguir potencializar os efeitos por períodos maiores.
Por meio dessa ação é possível realizar um mapeamento de oportunidades e de melhorias, permitindo tomar decisões embasadas. Por exemplo, se a organização deseja lançar um novo produto, mas está passando por alguns contratempos internos, pode-se evitar problemas que viriam a gerar prejuízos e inviabilizar o seu projeto.
Você também passa a entender melhor a realidade do seu negócio, sabendo a real situação atual e traçando projetos e planos de ação para maximizar as oportunidades e minimizar pontos de risco. Além disso, essa compreensão é fundamental para uma gestão integrada e eficiente da organização.
O diagnóstico organizacional também é útil para detectar as características da cultura organizacional, verificando se há, de fato, um alinhamento dos colaboradores com a missão, visão e valores do empreendimento. Lembre-se que esse é um fator preponderante para estimular a motivação e engajamento dos usuários, melhorando o clima organizacional.
Quais são os benefícios do diagnóstico organizacional para o dia a dia da empresa?
O diagnóstico organizacional pode ser um aliado essencial não só para a avaliação da empresa, mas também para as rotinas internas da organização. Por isso, é fundamental aplicá-lo devidamente.
É essencial, também, compreender quais são os benefícios do diagnóstico organizacional para seu negócio, vendo a sua importância. Conheça os principais deles a seguir.
Identificar os pontos nos quais estão os erros
O diagnóstico organizacional oferece dados substanciais para identificar o que está funcionando e o que não está funcionando em sua empresa, de forma a identificar em quais pontos são necessárias mudanças substanciais para conseguir alavancar os resultados da sua empresa.
Por exemplo, sua empresa está enfrentando problemas com atrasos na entrega de resultados para o cliente final e não sabe em que ponto está o gargalo que está atrapalhando. Por meio do diagnóstico organizacional é possível avaliar em qual ponto há o erro que está prejudicando a produtividade da empresa e realizar a intervenção necessária, resolvendo a questão.
Solucionar os principais problemas do negócio
Toda empresa tem problemas. Isso é natural, já que nenhuma delas é perfeita e é necessário estar em um processo de melhoria contínua para alcançar melhores resultados. Porém, é preciso sempre acompanhar quais são os problemas existentes, a fim de minimizá-los a longo prazo.
A partir do momento no qual você realiza o diagnóstico organizacional e encontra onde estão os erros e gargalos, você consegue solucionar os principais problemas com a devida informação necessária para esse fim.
Por exemplo, você pode acreditar que o problema do atraso para o cliente final esteja no setor logístico. Por meio do diagnóstico organizacional, é possível identificar em qual ponto da cadeia logística está o problema (como rotas improdutivas, veículos com problemas de manutenção, motoristas que estejam passando por acidentes constantemente, o que prejudica o prazo de entrega, entre outros) e solucioná-lo adequadamente.
Identificar o nível de maturidade da empresa
Toda empresa está dentro de determinado nível de maturidade, e isso não diz respeito apenas ao seu tempo de existência. Quanto mais a organização se solidifica e consegue se estruturar de melhor forma, mais madura ela está.
Uma organização de 3 anos pode ser mais madura do que uma de 10 anos, justamente pela sua solidez de mercado e a redução de problemas internos. Assim, o diagnóstico organizacional cumpre o papel importante de ser um dos instrumentos que garanta esse crescimento mais seguro e sustentável do negócio.
Avaliar onde a empresa está e onde pode chegar
Como saber para onde caminhar se você não sabe o patamar que está atualmente? Só é possível saber se você consegue identificar a sua atual situação.
Isso porque, por meio disso, você consegue definir qual o seu ponto atual, os pontos fortes da organização e que podem ser estimulados para se tornarem um importante diferencial para a empresa, bem como estimar até onde é possível chegar com os recursos atuais.
Todo crescimento exige investimento. E para saber o quanto e onde é necessário aplicar para melhorar os resultados, é fundamental realizar um diagnóstico organizacional eficiente. Assim você identificará quais setores estão deficitários, quais produtos merecem maiores cuidados para alavancar vendas, o que necessita de corte, entre outros pontos fundamentais para ter um crescimento sustentável do negócio.
Melhora do clima organizacional
O diagnóstico organizacional não serve apenas para solucionar questões referentes a situação externa da organização. Ele também é importante para avaliar o clima interno da organização.
Muitas vezes os problemas de produtividade e qualidade do trabalho executado está relacionado com um clima organizacional ruim, que esteja aquém do esperado e desejado para a organização.
As consequências disso podem ser severas: desde a queda da produtividade, aumento no índice de erros a, até mesmo, aumento da taxa de turnover, o que acarreta em diversos prejuízos financeiros e de imagem para o negócio.
Por isso, o diagnóstico organizacional precisa ser feito continuamente, a fim de que esses pontos sejam identificados e o setor de RH possa tomar as medidas necessárias para minimizar os problemas e garantir que os colaboradores se mantenham motivados e empenhados pela empresa.
Como colocá-lo em prática?
Todos esses pontos só funcionam adequadamente se você souber como realizar um diagnóstico organizacional eficiente. Caso contrário, o resultado poderá não condizer com a realidade empresarial e levar a problemas futuros na instituição, mesmo com a efetivação da avaliação.
Veja 7 dicas de como levar a bom termo a aplicação do diagnóstico.
1. Obtenha e analise as informações
Para obter as informações, você deve definir o que será perguntado, identificando fatores que condizem com a realidade do seu negócio, e os relacionados às atividades específicas consumadas no ambiente interno. Não deixe de avaliar todas as áreas, a fim de verificar todos os pontos essenciais e estratégicos de funcionamento da sua empresa.
Para levantar as informações que respondam às perguntas fundamentais estabelecidas anteriormente, você pode valer-se de algumas ferramentas, tais como:
- entrevista com colaboradores;
- analisar documentos, dados e relatórios;
- acompanhe os indicadores balanceados de desempenho;
- estabelecer métricas de acompanhamento constantes;
- faça avaliações de desempenho;
- estudar processos internos, acompanhando-os na prática;
- comparar os itens anteriores com planos de ação e plano de negócios;
- realizar benchmarkings para avaliar boas práticas presentes no mercado.
O importante é que isso seja feito de forma consistente para conseguir as respostas o mais completas e objetivas possível. Lembre-se de ter distanciamento e executar uma análise neutra das informações.
2. Identifique os problemas
Analisou os resultados obtidos na fase anterior? Então identifique quais foram os problemas encontrados com os dados gerados. É importante, nesse momento, estabelecer uma ordem hierárquica, que possibilite definir o que é prioridade de se atuar e o que pode aguardar um pouco mais de tempo, e ter uma maior atenção por parte dos seus gestores.
Alguns problemas podem ser mais graves e, portanto, gerarem a necessidade de serem reparados o quanto antes, minimizando as chances de algum tipo de prejuízo grave diante da situação. Também é essencial para saber quais devem ser as ações de mudanças e o grau de envolvimento que os diversos departamentos devem ter com a questão.
3. Defina as estratégias
Como os problemas serão solucionados? Quais serão as ações traçadas para resolver as questões, prevenir os riscos mapeados ou para potencializar os pontos positivos? É importante que isso seja feito de forma racional, estratégica e integrando todos os setores envolvidos direta e indiretamente.
Isso porque uma medida mal implantada pode piorar a situação, aumentando a gravidade da situação. Planeje adequadamente as ações e esclareça-as corretamente para seus gestores, de modo que não ocorram mal entendimentos no processo.
Caso seja preciso, reveja as estratégias aplicadas, com o objetivo de promover uma maior afinidade delas com as rotinas internas da organização.
4. Considere as macro áreas de gestão
Todas as etapas anteriores devem levar em consideração as 5 áreas principais de gestão, suas necessidades, prioridades e seu envolvimento com as demais. São elas:
- estratégia;
- finanças;
- marketing;
- recursos humanos;
- operações.
As necessidades do marketing, por exemplo, são diferentes das geradas pelo setor de finanças, sendo necessário separar os processos, bem como identificar quais ações cabem melhor para cada um deles.
Ações generalistas não consideram essas peculiaridades e podem ocasionar transtornos futuramente.
5. Realize o diagnóstico periodicamente
A ação de análise, avaliação e realização de um plano de ação deve ser feita periodicamente, com o objetivo de manter-se sempre atualizado e atento a tudo que está acontecendo dentro do ambiente da sua organização, evitando problemas que surjam e não sejam devidamente identificados a tempo.
A verificação sistêmica do diagnóstico organizacional é fundamental, pois, de períodos em períodos as coisas podem se modificar, de forma que você perca a oportunidade de identificar uma crise ou uma brecha de mercado na qual possa investir.
Por exemplo, se você não realiza um diagnóstico organizacional pelo menos anualmente, pode encontrar no próximo ano uma crise instalada, que poderia ter sido prevenida caso tivesse realizado uma avaliação anteriormente. Em muitos casos, o problema encontrado pode ser irreversível, gerando sérios prejuízos para o negócio e, até mesmo, o seu fechamento precoce.
E a questão não se estende apenas aos problemas e períodos de crise. Por exemplo, se a sua empresa não identifica uma ótima oportunidade de investimento, como a elaboração de um novo produto, uma expansão ou aquisição de uma marca, pode perder uma ótima oportunidade de se destacar no mercado, sair a frente dos seus concorrentes, ser inovador, entre outros pontos fundamentais para qualquer empresa alavancar seus resultados.
6. Utilize as tecnologias corretas
As tecnologias disponíveis no mercado podem ser aliadas para o diagnóstico organizacional. Por exemplo, os sistemas ERP oferecem dados importantes dos mais diferentes setores, inclusive, possibilitando o cruzamento das informações.
Assim você consegue comparar com levantamentos anteriores; pode verificar se há algum tipo de discrepância; identificar em qual ponto do processo ocorre a falha; e melhorar a eficiência do processo de avaliação.
Além disso, por meio da automação oferecida pelas tecnologias disponíveis no mercado, é possível realizar um diagnóstico organizacional mais preciso, com menor índice de erros e em menor tempo. Algo fundamental para que você possa conseguir identificar pontos de mudança mais rapidamente e reduzir potenciais prejuízos.
A tecnologia também é fundamental para que você possa reduzir o tempo de realização do diagnóstico. Sendo assim, é possível realizá-lo mais vezes por ano, de forma precisa, sem dispor de muitos recursos para esse fim, conseguindo identificar pontos de mudanças mais rapidamente, prevenindo situações de crise com maior agilidade e precisão.
7. Conte com uma empresa especializada
Consultores especializados em diagnóstico organizacional podem ser importantes aliados nesse processo. Um olhar objetivo e isento é essencial para conseguir encontrar, até mesmo, pequenas falhas que passem despercebidas pelos gestores, cujas atividades voltadas para o diagnóstico muitas vezes conflitam com demandas do dia a dia da empresa.
Por isso, conte com a ajuda dos profissionais de consultorias, que além da identificação, têm a experiência necessária para sugerir planos de ação eficientes capazes de maximizar os resultados da sua corporação, bem como estão dedicados integralmente à realização do diagnóstico e à atuação nos pontos considerados críticos.
O diagnóstico organizacional é fundamental para tornar a sua atividade comercial mais competitiva e funcional, conseguindo melhorar resultados em longo prazo, ser ainda mais estratégica, e consolidando vantagem competitiva diante dos seus concorrentes.
Para isso, conte com a Ação Consultoria. Nossos profissionais realizarão o processo de diagnóstico e oferecerão soluções personalizadas, de acordo com as necessidades do seu negócio. Então, entre em contato conosco e tire suas dúvidas sobre esse processo com nossos consultores.