Estrutura de gestão: como criar com pouco tempo para gerenciar?

Tempo de leitura 9 min

00Em um cenário em que o mercado encontra-se cada vez mais dinâmico e competitivo, as empresas bem-sucedidas certamente compartilham uma preocupação bastante relevante: a de criar e manter uma estrutura de gestão de tempo coerente e eficaz.

Para garantir assertividade operacional e assegurar resultados positivos, os gestores precisam estar constantemente atentos ao adequado gerenciamento do negócio, já que uma má gestão de tempo reflete diretamente na produtividade da equipe.

Se você deseja escalar a sua empresa e, para isso, precisa ter acesso a algumas dicas práticas para gerar e/ou aprimorar métodos de gestão, está no lugar certo! Neste post, você encontrará dicas valiosas que poderão auxiliar na tarefa de estruturar bons processos de gerenciamento para o negócio. Confira!

Afinal, qual a importância da gestão de tempo para sua empresa?

Dentre os profissionais da área de gestão, existem algumas qualidades indispensáveis, como responsabilidade, espírito de liderança e, um dos mais importantes, capacidade de administrar adequadamente o tempo disponível para o trabalho.

Ao organizar melhor a agenda e a realização das tarefas, é possível estabelecer as reais prioridades, aumentar a produtividade e o rendimento no trabalho, além de encontrar meios de incentivar e estimular toda a equipe para elevar os resultados da companhia como um todo.

Quando bem elaborada, a gestão de tempo auxilia o gestor a ser muito mais produtivo. Sem contar que, sem a pressão por se sentir afogado em trabalho, ele conseguirá motivar ainda mais a equipe e estimular o desempenho do grupo.

A regra é simples: com um dia mais organizado, é possível planejar melhor as atividades e pensar em programas de incentivo, além de conseguir estar mais presente e acompanhar de perto a rotina diária dos colaboradores, entendendo suas dificuldades e ajudando a resolvê-las.

Com o tempo mais organizado, é possível também ter espaço para pensar em novas soluções, se dedicar em pesquisas sobre novos produtos e mercados, estimular sua criatividade, antecipar atividades, realizar cursos de capacitações e focar melhor nos negócios. 

Além disso, os gestores conseguem também administrar melhor a pressão e as metas, diminuindo a sensação de corda no pescoço e mantendo as tarefas em dia. Isso evita muitas horas extras e permite mais tempo para descanso.

Como fazer uma gestão de tempo eficaz?

As vantagens de uma boa gestão de tempo são inúmeras, pois uma rotina mais organizada permite se dedicar a outras tarefas mais importantes que demandam tempo e atenção. Pensando nisso, reunimos algumas dicas para ajudar você nessa tarefa.

Mantenha o ambiente de trabalho organizado

Manter a organização de seu ambiente de trabalho é o primeiro passo para uma boa gestão de tempo. Não precisa ser um mestre da organização, basta ter conhecimento do seu espaço de modo a não perder tempo procurando algo no dia a dia. 

Essa regra vale tanto para o espaço físico, quanto para seu instrumento de trabalho, como o computador. É necessário saber onde estão seus arquivos, por exemplo, para poder encontrá-los rapidamente quando necessário.

Reveja sua estratégia de negócios

Toda empresa, independentemente de seu porte ou do segmento em que atua, precisa estabelecer uma estratégia voltada à consecução de seus objetivos mercadológicos e financeiros

Por se tratar de uma atividade analítica, que pontua os objetivos ao mesmo tempo em que relaciona os recursos (financeiros, físicos e humanos) disponíveis para alcançá-los, a revisão estratégica do negócio é imprescindível à formatação de uma estrutura de gestão eficiente.

Certifique-se de não negligenciar um estudo aprofundado dos atributos da sua empresa e do contexto corrente de mercado (localização, público-alvo), garantindo objetividade às táticas e aos processos posteriormente definidos.

Defina prioridades e delegue responsabilidades

Uma vez confirmada a estratégia da empresa, é possível partir para uma etapa mais prática: a de enxergar o panorama do negócio e, a partir disso, definir prioridades de ação.

Nessa etapa, mobilizar a equipe envolvida também desponta como uma tarefa essencial ao sucesso dos ajustes propostos.

De acordo com o seu planejamento, divulgue sua estratégia, delegue responsabilidades e distribua atividades — isso vai garantir que, mesmo que você não disponha de muito tempo, consiga ver resultados práticos do plano de negócios previamente delineado.

Mapeie o fluxo de atividades

Para criar uma estrutura de gestão apropriada e eficiente, o mapeamento do fluxo de atividades é indispensável. É fundamental que haja pleno conhecimento das engrenagens do negócio, sequenciando a rotina de atividades de forma a maximizar a performance e aumentar a produtividade da empresa.

Para um bom mapeamento, certifique-se de reunir informações completas sobre os processos, de descrevê-los em detalhes e de deixar claro o fluxo lógico que deve nortear a execução deles.

Trabalhe com o conceito de cliente x fornecedor, entendendo que todo processo apresenta uma entrada (insumo) e uma saída (produto) que lhe dá sequência, mesmo que estes sejam “apenas” de informações. Os gargalos operacionais surgem quando os padrões estabelecidos são confusos ou equivocados. 

Ajuste ou implemente novos processos

Uma vez mapeado o fluxo de atividades, é possível que você identifique a necessidade de adequar processos ou mesmo de criar novas rotinas. Se esse for o seu caso, ótimo! Sinal de que você está focado em melhorar a estrutura de gestão e que, mesmo que não tenha muito tempo disponível para assumir a linha de frente, poderá colher os frutos de uma operação padronizada e otimizada.

Ao efetivar mudanças ou propor inovações, você assegura que o dia a dia da sua empresa obedeça a um modelo validado, fortalecendo a qualidade da execução e eliminando retrabalhos. O resultado, para começar, pressupõe um expressivo ganho de produtividade!

Tenha uma lista de tarefas e atividades

Poder contar com uma lista de atividades diárias é uma ótima forma de manter a organização da sua rotina. Você pode ter uma lista mensal, por exemplo, e dividir as tarefas por semana e dias. 

Dessa forma, você pode ir riscando as atividades concluídas e se organizando para cumprir as demais dentro do prazo, priorizando a urgência de cada uma. Essa prática permite ter uma visão mais ampla das suas obrigações, evitando atrasos.

Faça a manutenção de sua rotina

Criar uma rotina é importante, mas é preciso fazer sua manutenção de modo a incluir atividades que possam surgir no meio do caminho, assim como mudança de prazos ou qualquer outro imprevisto que venha a surgir.

Se essa manutenção não for feita, você certamente se perderá diante das novas atividades que aparecerem. Por isso, sempre que surgir algo que não estava no seu planejamento, reserve um momento para redefinir sua rotina.

Conte com ferramentas de organização

Existem diversas ferramentas disponíveis para nos auxiliar com a gestão de tempo, pois sua importância é de conhecimento geral. Ferramentas, como agendas online, organizadores de tarefas, medição de tempo de atendimento e produtividade de time, são apenas alguns exemplos dos benefícios oferecidos pela tecnologia.

Ao usar um timesheet online para controlar as horas dedicadas a um projeto, por exemplo, você não otimiza somente o processo, como inclui também informações detalhadas valiosas sobre sua produtividade. Essas informações podem ser usadas posteriormente como métricas para reajustar seus cronogramas e otimizar ainda mais o rendimento de suas atividades diárias.

Acompanhe os resultados de perto

O último (e eterno) passo para criar uma estrutura de gestão eficiente é monitorar os indicadores de performance. Apenas ao estabelecer e controlar as métricas-chave do negócio — atendimentos, retenção etc. — será possível mensurar os resultados da operação padronizada.

Além disso, ao acompanhar de perto o desempenho da empresa, você será capaz de identificar eventuais desvios operacionais, agindo proativamente antes que eles impliquem em prejuízos significativos.

Quais são os erros mais cometidos na gestão de tempo?

Existem algumas práticas que podem ser extremamente prejudiciais quando o assunto é otimização de tempo, por isso listamos aqui algumas das mais comuns para você não insistir no erro. Veja a seguir!

Não estabelecer prioridades

Estabelecer prioridades é um processo extremante difícil, ainda mais no mundo corporativo onde tudo aparece com urgência. Contudo, é de suma importância para você conseguir se organizar e atender a todas as demandas dentro do prazo. 

Tenha sempre bem definidos os prazos, a importância de cada atividade e as variáveis que podem aparecer e prejudicar esse tempo para que você se antecipe aos acontecimentos.

Fazer da procrastinação um hábito

A procrastinação é um dos maiores vilões na gestão de tempo. Muitas vezes achamos que estamos ocupados demais com atividades que não representam verdadeira utilidade e vamos adiando o início das realmente relevantes. Por isso é importante definir prazos e cronogramas para seguir a risca e evitar esse tipo de acontecimento que é extremamente prejudicial para a organização.

Realizar muitas tarefas ao mesmo tempo

Com a rotina corrida acabamos realizando várias atividades ao mesmo tempo, como falar ao telefone enquanto escrevemos um e-mail, almoçar enquanto conferimos a agenda, e por aí vai.

Dessa forma, muitas informações podem passar despercebidas, virando um verdadeiro problema no futuro. Mais uma vez vemos a importância de se programar adequadamente para dedicar atenção total para cada atividade que realizamos, garantindo qualidade e eficiência aos afazeres.

Não descansar da maneira correta

É impossível conseguir de dedicar 100% a alguma atividade quando não descansamos adequadamente. Sua mente fica improdutiva e seu corpo demonstra os sinais da exaustão, como dores e indisposição. Por isso, faça de seu descanso um momento sagrado. Nada de levar trabalho para casa, férias ou finais de semana. Aproveite seu tempo disponível com sua família e amigos e deixe as atividades relacionadas ao trabalho para realizar durante o expediente.

A estrutura de gestão é altamente assertiva na missão de otimizar o seu negócio, galgando-o aos resultados que você deseja. Considere contratar uma consultoria especializada para ajudá-lo a organizar seus processos com mais critério e objetividade. Você ganhará tempo e economizará recursos.

Ao longo da leitura do post, você certamente pôde compreender a importância de uma gestão de tempo adequada e bem planejada para a produtividade da sua empresa. Com essas informações fica muito mais fácil realizar ajustes a fim de otimizar processos e melhorar ainda mais o rendimento dos times.

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