Mapeamento e gestão de processos: saiba o que é e como fazer!

A gestão de processos é uma das principais responsáveis pelo crescimento expressivo do seu negócio. E isso não é apenas financeiramente, potencializando os lucros, mas também para melhorar sua imagem no mercado, entre outros pontos relevantes para a empresa.

Imagine realizar os procedimentos internos sem qualquer tipo de orientação que garanta a minimização de gargalos ou que permita potencializar a eficiência interna? A tendência é que eles se tornem caóticos, trazendo uma série de prejuízos para seu negócio.

Por isso, mapeamento e gestão de processos são estratégicos para sua empresa, de forma a conseguir alavancar resultados e possibilitar rotinas mais produtivas para seus colaboradores.

Você já trabalhou com isso? Já realizou esse tipo de procedimento em sua empresa? Se ainda não, continue lendo este artigo.

Nele mostraremos o que é o mapeamento de processos, qual a sua importância para as organizações e como realizá-lo de forma adequada. Aproveite e tire as suas dúvidas sobre o tema.

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos diz respeito ao ato de realizar desenhos de processos de uma empresa por meio de fluxogramas. É uma ferramenta utilizada por empresas de quaisquer portes, das pequenas até as maiores, como uma forma de realizar uma gestão melhor do negócio.

Ele permite que você possa identificar quais são os caminhos dos processos internos, aumentando a produtividade e reduzindo os gargalos internos.

O mapeamento é um componente fundamental da gestão de processos, capaz de oferecer ferramentas fundamentais para analisar, definir e otimizar o seu negócio.

Algumas questões que precisam ser avaliadas em gestão de processos e que podem ser apontadas pelo mapeamento são:

• análise do negócio;
• definição de gestão;
• monitoramento do desempenho;
• otimização dos processos.

Normalmente é realizado por um analista de negócios, que pode ser um membro interno da empresa ou um agente terceirizado, capaz de fazer parte de uma consultoria de negócios.

Por que ele é importante?

O mapeamento de processos é fundamental para a realização de um controle e melhor organização de todos os passos internos do seu negócio. Ele é importante para enxergar seu negócio de maneira organizada, identificando a estrutura organizacional como um todo.

Ele permite, por exemplo, identificar novos insights e avaliar o grau de amadurecimento da sua empresa, reconhecendo, priorizando e entendendo problemas que podem ocorrer em seu negócio.

Assim, o mapeamento de processos auxilia na melhoria da gestão interna, possibilitando reduzir possíveis burocracias, diminuir o tempo de determinadas tarefas e do fluxo organizacional como um todo.

Uma das formas pelas quais isso pode ser realizado é por meio de um fluxograma. Com isso, você consegue deixar de enxergar alguns pontos de forma linear, viabilizando a reorganização das ações do seu negócio, aumentando a eficácia ao longo do tempo e promovendo a melhoria contínua de processos.

Como falamos acima, o mapeamento de negócios é um elemento fundamental para uma gestão de processos realmente eficientes. Se essa parte da sua empresa flui bem, as demais provavelmente conseguirão caminhar adequadamente.

Além disso, se a sua empresa busca mais flexibilidade nos processos internos, então é fundamental analisar justamente o fluxograma que citamos acima. A partir dele é possível identificar quais são os pontos que realmente podem ser flexibilizados e quais deles não podem ser modificados, sob risco de prejudicar o andamento da empresa.

Como funciona o mapeamento e gestão de processos?

Em primeiro lugar, é fundamental ter um questionário de base que auxiliará a encontrar o caminho inicial para fazer o mapeamento. Alguns tópicos que devem ser abordados são:

• quais são as etapas do processo?
• quais são as saídas do processo?
• quais são as metas da empresa?
• quais são os problemas envolvidos nos processos internos da empresa?;
• quais são os riscos aos quais eles estão expostos?
• por que o processo existe?
• para o quê o processo existe?
• para o quê o processo serve?
• onde é planejado o processo?
• onde ele é executado?
• como ele é avaliado?
• quando ele é planejado?
• quando é executado?
• quando é avaliado?
• quem é o seu cliente?
• quem executa os processos?
• quem gerencia os processos?
• como e quanto é planejado?

A partir dessa visualização, torna-se possível identificar como começar a desenhar o seu fluxograma. Ainda podemos acrescentar outros 6 passos para realizar um mapeamento de processos eficiente.

1. Defina previamente quais processos serão mapeados, realizando um portfólio com eles. Isso porque não vale a pena mapear todos de uma vez só, o que acarreta grande gasto energético e de tempo. Foque nos processos mais estratégicos para a empresa, ou seja, estabeleça prioridades para esse fim.
2. Monte um mapa para o processo que você definiu como prioritário. Isso é feito por meio do fluxograma da sequência de atividades integrantes daquele processo específico. Os elementos de entrada e saída, que serão representados, não são necessariamente físicos — podem ser informações, dados, entre outros. Lembre-se de envolver, nessa fase, os colaboradores que estão imersos nessa parte do processo.
3. Verifique esse mapeamento e valide-o, avaliando se todos os elementos estão corretos e se o fluxograma faz sentido dentro do contexto da empresa.
4. Modele o processo. Para isso, observe se há eficácia no processo da forma como foi constituído nas etapas anteriores.
5. Automatize o processo de fluxo de trabalho dentro do possível.
6. Monitore continuamente o andamento do processo.

Qual a importância de contar com uma consultoria para realizar o mapeamento e gestão de processos?

Já ouviu falar que “santo de casa não faz milagre”? Quando falamos em avaliações internas, muitas vezes isso realmente procede. É difícil que um analista, por mais objetivo que seja, consiga se afastar o suficiente para observar o processo com a distância necessária para realizar uma análise e um mapeamento realmente eficientes.

Então, para que eles possam ocorrer adequadamente, é necessário ter uma visão externa. Ou seja, você pode contratar uma consultoria focada para esse fim.

Os consultores verificarão todas as etapas internas, analisando ponto a ponto do que é feito atualmente e realizando o mapeamento completo. Posteriormente, poderá indicar pontos de mudança, de forma a otimizar os fluxos internos do seu negócio.

Para isso, é fundamental que você conte com profissionais especializados nesse tipo de trabalho. Eles conseguirão enxergar as questões com o devido distanciamento e oferecer as melhores soluções para seu negócio.

Quer contar com uma empresa especializada nesse tipo de serviço que poderá realizar um mapeamento e gestão de processos de forma eficiente? Então entre em contato com a Ação Consultoria.