Melhoria contínua de processos: saiba o que é e como implementar

Não é nenhuma novidade que a concorrência está cada vez mais acirrada, exigindo das empresas um diferencial para se destacar em meio a tantas outras opções disponíveis no mercado. Com isso, o conceito de melhoria contínua de processos deixa de ser uma vantagem, tornando-se uma obrigação na rotina de qualquer companhia que almeje sucesso.

A melhoria contínua de processos vem se tornando cada vez mais conhecida, mas você sabe o que realmente significa essa filosofia? Trata-se de um processo de otimização cíclico e sem fim, já que sempre há novas chances de melhoria para serem identificadas e colocadas em prática. 

É  uma prática adotada por diversas companhias que buscam tornar seus resultados cada vez melhores, sejam eles produtos, sejam processos ou serviços, e é justamente sobre isso que vamos falar no post de hoje. Vamos lá?

Afinal, o que é a melhoria contínua de processos?

A melhoria contínua de processos é uma filosofia adotada por diversas empresas que tenham como objetivo atingir resultados melhores de forma ininterrupta, sendo eles nos produtos e serviços da empresa, ou até mesmo em seus processos internos. Atualmente existem diversas metodologias e boas práticas organizacionais ligadas à implantação e disseminação dessa cultura.

Durante as últimas décadas, o termo “melhoria contínua de processos” vem sendo tratado como um mantra em grande parte das organizações. Isso decorre principalmente do aumento da competição global entre as empresas, que as força a gerarem cada vez mais valor aos clientes e a trabalharem de maneira mais eficiente, reduzindo o consumo de recursos (desde matéria-prima a recursos humanos envolvidos nos processos).

Qual a importância para seu negócio?

Com a melhoria contínua você pode alcançar excelentes resultados para a sua empresa. É possível, por exemplo, aumentar o fluxo de vendas e, ao mesmo tempo, diminuir os custos de produção. Tudo vai depender dos tipos de ferramenta que você utilizará e a maneira como as aplicará.

Tenha em mente, também, que essa prática de aperfeiçoamento lhe colocará a frente dos seus concorrentes, pois você sempre buscará processos otimizados. Dessa maneira, os consumidores terão mais confiança na sua marca e, consequentemente, vão preferi-la.

Como implementar na sua empresa?

Todos temos conhecimento da necessidade por melhoria. Contudo, como fazê-la acontecer de fato? Por onde começar? Alguns princípios básicos devem ser levados em consideração para que possamos atingir resultados satisfatórios. Para tornar um pouco mais simples, reunimos aqui os principais conceitos dessa prática. Confira!

Tenha foco no que quer melhorar

A primeira coisa a ser feita nessa busca pela melhoria contínua é compreender o que você realmente precisa melhorar.

Existem os processos principais — ou produtivos — que são aqueles ligados diretamente ao que fazemos, e existem também os processos secundários, que nem sempre têm relação direta com o centro do negócio, mas também desempenham um papel importante diante do cenário geral.

Você deve detalhar quais processos devem melhorar. Uma boa maneira de se focar a melhoria contínua no que importa é ouvir a voz do cliente. Perguntar a ele o que ele gosta. Saber o que quer o cliente evita a perda de tempo com melhorias não necessárias.

Saiba como medir seu desempenho

Você certamente já ouviu alguma vez na sua organização algo como “precisamos melhorar a nossa qualidade”, correto? Essa é uma frase constantemente repetida nas empresas, entretanto, ela é muito rasa, pois não oferece base nenhuma do que é necessário fazer para melhorar. É preciso ter uma métrica para definir qualidade.

Devemos desdobrar o que é qualidade e definir indicadores para medi-la, a fim de obter o sucesso em melhoria contínua. Ou seja, precisamos saber de forma clara onde estamos e para onde queremos ir.

Trabalhe a padronização

Um exemplo, ainda que simples, para ilustrar a melhoria contínua: Se você sempre faz uma sopa de uma forma diferente, a cada tentativa ela terá um gosto diferente. No dia em que sua sopa ficar boa, você não conseguirá repetir o tempero. Agora, se você tiver uma receita, pode usa-la como base e, gradativamente, buscar melhora-la. A cada novo passo certo, poderá adotar a nova receita. Sua sopa estará, então, caminhando para a melhoria contínua.

Em organizações esse problema é ainda mais complicado. Imagine que não é só você quem faz a sopa: existem mais 300 pessoas no seu restaurante fazendo a mesma sopa. Como chegar à excelência na receita? Por isso, sempre padronize o que está querendo melhorar.

Quais são as principais ferramentas utilizadas?

Existem algumas ferramentas que auxiliam na melhoria contínua de processos. Listamos abaixo algumas das principais para você conhecer um pouco melhor cada uma delas. Confira!

PDCA

Plan, Do, Check, Act – Planejar, Executar, Checar, Agir. Estas são as quatro fases do PDCA, símbolo da melhoria contínua. Com ele os gestores têm uma ferramenta interativa de controle de gestão e de otimização de seus processos. É um ciclo que se renova indefinidamente, uma vez que os processos são sempre passíveis de otimização. 

Na fase de Planejamento, deve-se definir os indicadores, as metas e os planos para alcança-las. Na fase de Execução (Do), o gestor treina sua equipe e executa o planejado, bem como coleta dados que embasarão a fase seguinte. Na Checagem (Check), avalia-se os resultados e os compara: Esperado x Realizado. A última etapa do ciclo é a de Ação (Act), na qual atua-se para corrigir os resultados indesejados e para padronizar as boas práticas.

Em seguida, já em um novo ciclo, analisa-se os resultados anteriores, define-se a meta e os planos de ação. O ciclo continua seguindo-se os mesmos passos.

Lean

O Lean é um conjunto de princípios e técnicas que tem como objetivo fazer uma análise e melhoria de processos e surgiu com o avanço da industria japonesa pós-guerra. Ele está muito ligado ao TPS: Toyota Production System ou Sistema Toyota de Produção.

De forma geral, o Lean afirma que devemos sempre melhorar por meio da redução de desperdícios, em todos os âmbitos da organização. Seja em termos de estoques desnecessários, seja em atividades que não agreguem valor, ou até mesmo na redução das distâncias percorridas, a organização pode sempre melhorar seus indicadores cortando desperdícios e fatores extras.

Para isso, as empresas devem identificar e encarar os problemas de maneira aberta e tirar o máximo de aprendizado em cada caso.

Six Sigma

Assim como o Lean, o Six Sigma também é um conjunto de princípios e técnicas para a implementação da melhoria contínua. A diferença é que ele se vale de diversas técnicas de estatísticas de análise de dados para desenvolver as mudanças que vão resultar em melhorias. Embora as bases do Six Sigma tenham vindo lá de trás, ela ficou famosa durante as décadas de 1980 e 1990, com a sua aplicação na Motorola e na GE.

BPM

O Business Process Management surgiu durante a década de 1990. Esse modelo de administração combina gestão de negócios com tecnologia da informação. O BPM tem como objetivo mapear todas as atividades de uma organização, como as etapas dos processos e tarefas que precisam ser realizadas. Dessa forma, o gestor consegue ter mais controle sobre os processos corporativos, tornando-os mais produtivos e eficientes.

Quando implantado com êxito pela organização, o BPM faz com que as equipes trabalhem em sincronia, a fim de alcançar suas metas e objetivos. Além disso, essa ferramenta é também uma maneira de o gestor conhecer e controlar melhor a sua empresa.

A melhoria contínua de processos não entrega resultados do dia para noite, é um processo que deve ser incorporado em toda a empresa. Uma vez implantado, é importante lembrar que é cíclico, assim, mesmo que um processo já tenha sido melhorado, ele pode e deve ser revisto diversas vezes ao longo do tempo.

É de suma importância contar com uma consultoria especializada para implementar essa prática em seu negócio para garantir excelência e bons resultados.

Gostou do assunto e quer saber como podemos lhe ajudar? Então entre em contato conosco agora mesmo e conheça as soluções que oferecemos para sua empresa!