Gestão

O que fazer para otimizar o tempo de atendimento na clínica?

abril 16, 2018
Tempo de leitura 4 min

Reclamações pela demora no atendimento tem sido rotina no seu estabelecimento de saúde? Esse problema pode afastar o paciente da sua empresa, gerar má reputação no mercado e, consequentemente, prejuízos financeiros. Diante disso, otimizar o tempo de atendimento na clínica é fundamental  para melhorar os seus serviços e manter os seus clientes satisfeitos.

Reduzir a espera por um atendimento é um desafio para os gestores da área médica. Porém, com a adoção das medidas adequadas é possível solucionar esse problema. Confira abaixo como tornar o atendimento aos pacientes da clínica mais eficiente!

Observe como é feita a recepção dos pacientes

Antes de qualquer coisa, é preciso observar como o atendimento ao paciente está sendo prestado pela sua clínica. Assim, é possível identificar quais são as falhas cometidas e, posteriormente, trabalhar para corrigi-las.

Portanto, atente-se ao modo como os funcionários se comunicam com o paciente ao recepcioná-lo; quantos e como são os processos aos quais ele é submetido até ser atendido; e se a área de espera oferece a comodidade e conforto necessários enquanto aguarda.

Mapeie os processos e fluxos

Para compreender melhor como funciona o atendimento da clínica, comece sabendo quais são os procedimentos realizados por meio do mapeamento de processos e fluxos, e registre a frequência com que ocorrem. Essa tarefa consiste em representar cada etapa do atendimento de forma visual, evidenciando em que ordem cada ação é executada e quanto tempo leva cada uma.

Será que a sua empresa executa processos desnecessários e que comprometem a qualidade do atendimento ao paciente? O mapeamento é o melhor recurso para trazer essa resposta, tendo em vista que:

  • faz uma avaliação diagnóstica do funcionamento do negócio;
  • contribui para com a identificação e eliminação de atividades e regras obsoletas;
  • padroniza e facilita a documentação;
  • compartilha o conhecimento com as demais áreas do empreendimento;
  • armazena o histórico dos procedimentos efetuados para atender os clientes.

Para fazer o mapeamento, determine quais serão os processos mapeados do início ao fim na área de atendimento, e escolha as ferramentas adequadas para mapear — fluxogramas, por exemplo. Em seguida, defina o grau de detalhamento das ações, verifique-as e valide-as.

Invista em tecnologias

A adoção da tecnologia pode melhorar consideravelmente o atendimento da sua empresa médica. Atualmente, há softwares de gestão para clínicas que otimizam os dados, reduzem os erros, elevam a produtividade, melhoram a comunicação e garantem a segurança das informações internas.

Um exemplo disso é a agenda eletrônica que melhora a comunicação entre a empresa e os seus pacientes, possibilitando o agendamento ou reagendamento online. Esse sistema também emite lembretes antes e no dia da consulta tanto para o paciente quanto para o médico, melhorando a organização da rotina da clínica, evitando atrasos, cancelamentos sem aviso ou superlotação.

O prontuário eletrônico também é uma mão na roda, pois armazena todos os dados de consulta do paciente, adicionando praticidade durante o atendimento médico, visto que é só abrir um arquivo para verificar o seu histórico de doenças, medicação, exames, etc..

Qualifique os seus funcionários

Um atendimento de excelência só é viável se você contar com uma equipe bem qualificada. As recepcionistas são o primeiro contato com o paciente, logo é imprescindível capacitá-las para dar um bom acolhimento e causar ótima impressão.

Contrate pessoas adequadas ao perfil do negócio, o que facilita a adaptação e interação com o seu público. Instrua os médicos, enfermeiros e técnicos sobre as políticas e objetivos da clínica.

Trace metas e objetivos

A definição de metas e objetivos é crucial para melhorar o atendimento de qualquer empresa. Sendo assim, determine métricas como:

  • tempo mínimo para responder ao paciente;
  • tempo médio de atendimento;
  • tempo de espera para cada consulta;
  • solucionar o problema do paciente na primeira ligação;
  • evitar o cancelamento de consultas.

Além de definir metas e objetivos a serem atingidos, é importante acompanhar a execução dos processos diários e observar o ambiente para verificar se os mesmos estão sendo cumpridos. Fundamental buscar eliminar ou rever etapas que não agregam valor ao processo.

Para se tornar referência em atendimento de qualidade, você também pode recorrer às empresas especializadas em otimizar o tempo de atendimento na clínica, de modo a aumentar a sua produtividade, lucratividade e valor de mercado.

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